Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung unserer Angebote verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

GAUDIUM Veranstaltungs-GmbH & Co. KG
Bismarckstraße 66
47229 Duisburg

Telefon: +49 (0) 2065 890122
E-Mail: info@gaudium.de

Weitere Angaben entnehmen Sie unserem Impressum.

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (siehe Abschnitt 11).

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Beim Aufruf der Seiten erhebt der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt und in sogenannten Server-Logfiles speichert:

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Adresse (URL) und übertragene Datenmenge
zuvor besuchte Seite (Referrer)
verwendeter Browser und Betriebssystem

Diese Daten dienen ausschließlich dem sicheren und stabilen Betrieb der Website und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht ausnahmsweise zur Aufklärung von Störungen oder Angriffen länger benötigt werden. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Dadurch können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über unser Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen diese Daten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Aussteller-Bewerbungsformular

Über das Bewerbungsformular für Aussteller erheben wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, insbesondere:

gewünschte Veranstaltung(en) bzw. ein frei eingegebener Veranstaltungswunsch
Firma/Geschäftsname (optional), Vor- und Nachname, Anschrift und (optional) eine abweichende Rechnungsanschrift (auch mit eigener Firma und eigenem Namen)
E-Mail-Adresse sowie (optional) eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, Telefon- und Mobilnummer
gewünschte Korrespondenzsprache
Webseite und Social-Media-Profile (optional)
Warenangebot/Sortiment, Warenkategorien, Herstellungsart, Standart, Standmaße und Angaben zum Stand (z. B. Strom-, Wasser- und Gasbedarf)
Fotos von Stand und Ware (optional, bis zu acht Bilder)
Ihre Nachricht an uns

Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Bewerbung sowie zur Anbahnung eines möglichen Ausstellervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bewerbungsdaten werden samt Fotos in unserer eigenen Veranstaltungsverwaltung gespeichert, einer selbst betriebenen Software auf demselben Server wie diese Website (siehe Abschnitt 3). Bewerbungen für Veranstaltungen bis einschließlich Jahrgang 2026 legen wir zusätzlich in unserer bisherigen Veranstaltungsverwaltung Ninox an; von dort werden sie in die eigene Veranstaltungsverwaltung übernommen. Anbieter von Ninox ist die Ninox Software GmbH, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Außerdem wird die Bewerbung per E-Mail an unser Team übermittelt. Ihre Daten werden nicht zu Werbezwecken genutzt und nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

WhatsApp-Kurzinfos (freiwillig): Wenn Sie im Formular zusätzlich einwilligen, verwenden wir Ihre Mobilnummer, um Ihnen kurzfristige organisatorische Informationen zur Veranstaltung (z. B. Aufbauzeiten, Zufahrt, wetterbedingte Änderungen) per WhatsApp zu senden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Bewerbung; wir speichern sie zusammen mit Ihrer Bewerbung. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, im Ausstellerportal oder per E-Mail an uns.

Namen auf der Lageplan-Karte: Für zugelassene Aussteller zeigen wir auf der öffentlichen Lageplan-Karte der jeweiligen Veranstaltung Standnummer, Warenangebot und den Firmennamen bzw. – bei Ausstellern ohne Firma – Vor- und Nachnamen, damit Besucherinnen und Besucher die Stände finden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer übersichtlichen Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dieselben Angaben enthält die Lageplan-Übersicht, die wir allen Ausstellern der Veranstaltung mit der Vorabinformation schicken. Sie können dem jederzeit widersprechen; eine formlose Nachricht an uns genügt. Ihr Stand erscheint dann auf der Karte und in der Übersicht ohne Namen.

Online-Unterschrift von Verträgen: Ihren Ausstellervertrag können Sie über einen persönlichen Link online unterschreiben; das läuft über unsere eigene Verwaltungssoftware auf unserem Server. Als Nachweis des Vertragsschlusses speichern wir dabei den von Ihnen angegebenen Namen, Ihre gezeichnete Unterschrift, den Zeitpunkt des ersten Öffnens und der Unterschrift, Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) sowie eine Prüfsumme des Vertragsdokuments. Diese Angaben stehen auch auf einem Protokollblatt des unterschriebenen Vertrags, den Sie per E-Mail erhalten. Rechtsgrundlage ist der Abschluss und die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, den Vertragsschluss nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren die Angaben zusammen mit dem Vertrag für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

Meldung der Aufbauzeit: Über einen persönlichen Link aus unserer E-Mail können Sie uns Ihre gewünschte Aufbauzeit melden. Wir speichern die gemeldete Zeit bei Ihrer Bewerbung und halten zur Nachvollziehbarkeit den Zeitpunkt der Meldung und Ihre IP-Adresse fest. Die IP-Adresse machen wir nach 90 Tagen automatisch unkenntlich. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, Meldungen nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

KI-Assistenz bei der Pflege der Veranstaltungsverwaltung: Für die Pflege unserer Veranstaltungsverwaltung (z. B. Termine eintragen, Datensätze prüfen und korrigieren) setzen wir den KI-Assistenten Claude des Anbieters Anthropic ein. Er greift dabei über eine eigens abgesicherte, verschlüsselte Schnittstelle auf die Verwaltung zu und kann Datensätze – auch Ihre Bewerbungs- und Vertragsdaten – lesen, anlegen, ändern und löschen. Jede Änderung wird in unserem Änderungsprotokoll mit einem eigenen Vermerk festgehalten; vor jeder Löschung wird eine Sicherung des Datensatzes angelegt, die wir nach 90 Tagen automatisch löschen. Die Daten werden dabei an Anthropic übermittelt; Anthropic hat seinen Sitz in den USA. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und fehlerarmen Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Einträgen verwendet das Bewerbungsformular ein unsichtbares Zusatzfeld („Honeypot“) und eine Zeitprüfung. Dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt; insbesondere kommen keine externen Spam-Schutz-Dienste zum Einsatz.

7. Bewerbungen auf Stellenangebote (Jobs)

Über das Job-Formular unter /jobs können Sie sich als Servicekraft oder Veranstaltungshelfer bewerben. Wir verarbeiten die von Ihnen gemachten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie freiwillige Angaben wie Wohnort, Verfügbarkeit, Erfahrung und Ihre Nachricht) ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 BDSG). Die Bewerbung wird per E-Mail an uns übermittelt. Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie keiner längeren Speicherung zugestimmt haben. Auch hier schützt ein unsichtbares Zusatzfeld und eine Zeitprüfung vor Spam, ohne dass Daten an Dritte übermittelt werden.

8. Ticketshop (pretix)

Für den Ticketverkauf betreiben wir einen eigenen, selbst gehosteten Shop auf Basis der Open-Source-Software pretix (erreichbar unter einer eigenen Adresse, z. B. tickets.gaudium.de). Beim Kauf von Tickets verarbeiten wir die zur Bestellabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Bestell- und Zahlungsdaten) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Da der Shop auf unserem eigenen Server läuft, werden diese Daten nicht standardmäßig an den Hersteller der Software weitergegeben. Im Ticketshop finden Sie gesonderte Datenschutzhinweise zum Bestellvorgang. Sofern Sie eine Online-Bezahlung wählen, werden die Zahlungsdaten vom jeweiligen Zahlungsdienstleister nach dessen Datenschutzbestimmungen verarbeitet; bei Zahlung per Banküberweisung entfällt dies.

9. Reichweitenmessung (Umami)

Zur statistischen Auswertung und Verbesserung unseres Angebots setzen wir die selbst gehostete Analyse-Software Umami ein, die auf unserem eigenen Server läuft; die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Umami setzt keine Cookies.

Beim Aufruf einer Seite wird Ihre IP-Adresse an unseren Umami-Server übertragen und dort verarbeitet, aber nicht gespeichert: Aus ihr werden das ungefähre Herkunftsgebiet (Land, Region, Stadt) ermittelt und – zusammen mit der Kennung Ihres Browsers und einem regelmäßig wechselnden Wert – eine pseudonyme Kennung gebildet. Über diese Kennung lassen sich Seitenaufrufe desselben Geräts für einen begrenzten Zeitraum (längstens innerhalb eines Kalendermonats) einander zuordnen; eine Verfolgung über andere Websites hinweg findet nicht statt.

Gespeichert werden je Seitenaufruf bzw. Ereignis die aufgerufene Adresse (einschließlich URL-Parametern), der Seitentitel, die zuvor besuchte Seite (Referrer), der Zeitpunkt und gegebenenfalls die Art des Ereignisses (z. B. ein abgesendetes Formular) sowie zur pseudonymen Kennung Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache und das ermittelte Herkunftsgebiet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Statistik (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die gespeicherten Statistikdaten löschen wir nach 25 Monaten automatisch.

Darüber hinaus verzichten wir bewusst auf Tracking-/Marketing-Cookies sowie auf externe Dienste wie Google Analytics, Google Fonts, Google Maps, YouTube oder reCAPTCHA. Technisch notwendige Zugangsdaten werden nur für passwortgeschützte Bereiche verwendet: den internen Redaktionsbereich und das Ausstellerportal.

Cookies im Ausstellerportal: Wenn Sie sich im Ausstellerportal anmelden, setzen wir zwei technisch notwendige Cookies. Das Anmelde-Cookie hält Sie angemeldet; es gilt höchstens 14 Tage und wird beim Abmelden gelöscht. Das Geräte-Cookie erkennt Ihr Gerät bei der nächsten Anmeldung wieder, damit Fremde Ihr Konto nicht durch absichtlich falsche Passwort-Eingaben sperren können; es gilt 180 Tage und wird bei jeder Anmeldung erneuert. Beide Cookies enthalten keine Passwörter, sondern nur eine signierte Kennung, sind für Skripte nicht lesbar und werden weder für Werbung noch für Statistik genutzt oder an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für das Speichern ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst), für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Bereitstellung des Portals und Schutz Ihres Kontos).

Zugang zum Ausstellerportal: Für Ihren Zugang speichern wir Ihre Login-E-Mail-Adresse, Ihr Passwort nur als nicht umkehrbaren Prüfwert sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und – zum Schutz vor dem Erraten des Passworts – Fehlversuche und eine vorübergehende Sperre. Wird der Zugang drei Jahre lang nicht benutzt, löschen wir ihn automatisch; eine neue Einladung ist jederzeit möglich.

10. Newsletter

Wenn Sie unseren Termin-Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen zu unseren Veranstaltungen zuzusenden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Eintragung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst nach dessen Aufruf nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zum Schutz vor missbräuchlichen Anmeldungen (z. B. durch Programme, die fremde Adressen eintragen) prüfen wir vor dem Versand der Bestätigungsmail, ob die Anmeldung über unser Formular erfolgt ist, wie viel Zeit seit dem Aufruf der Seite vergangen ist und ob die Domain Ihrer E-Mail-Adresse überhaupt E-Mails annehmen kann (Abfrage des öffentlichen DNS-Eintrags der Domain, nicht Ihrer Adresse). Je Adresse nehmen wir höchstens zwei Anmeldungen am Tag an. Dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem missbrauchssicheren Newsletter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für Verwaltung und Versand nutzen wir die selbst gehostete Open-Source-Software Listmonk auf unserem eigenen Server; die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen: über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per formloser Nachricht an uns. Nach der Abmeldung entfernen wir Ihre Adresse aus dem Verteiler und löschen sie 30 Tage später. Anmeldungen, die nicht bestätigt werden, löschen wir ebenfalls nach 30 Tagen. Aufbewahrt wird danach nur der Nachweis Ihrer Einwilligung (E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung) – drei Jahre nach der Abmeldung, um belegen zu können, dass Sie eingewilligt hatten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

12. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es nötig werden, diese Erklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.